Logiciel de réservation et de caisse pour escape game
Une salle réservée est une salle payée.
Une salle, un groupe, aucun créneau à rattraper
60 min de jeu, un briefing avant, un débriefing après, un game master mobilisé sur toute la durée. La jauge est petite et les créneaux peu nombreux : chacun d’eux compte double.
Payé d’avance, annulé selon vos règles
Acompte ou totalité à la réservation, conditions d’annulation appliquées seules depuis l’espace du client. Et quand vous préférez garder l’argent plutôt que rembourser, le bon cadeau se génère en un clic.
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Ce qui compte quand on exploite des salles
Les fonctionnalités que les escape games utilisent tous les week-ends.
Réservation de salle
Créneaux datés, jauge par salle, durée propre à chaque scénario.
À la salle ou par joueur
Les 2 modes de facturation, y compris sur des salles différentes.
Acompte et annulation
Vos conditions s’appliquent seules. Le client agit dans son espace.
Bons cadeaux
Le cadeau de dernière minute se vend seul, le 24 décembre à 18 h.
Devis EVG et team building
Préparés depuis la demande, relancés seuls, signés en ligne.
Rappel de la veille
L’e-mail qui évite l’oubli, donc la salle vide à 21 h.
Questions fréquentes
Puis-je facturer à la salle plutôt qu’au joueur ?
Oui, et les 2 modes peuvent coexister. Une salle se privatise au forfait, une autre se vend au joueur selon l’effectif. Facturer à la salle sécurise la recette quel que soit le nombre de participants ; facturer au joueur augmente le panier des grands groupes. Chaque scénario garde son mode.
Comment limiter les no-shows ?
En encaissant un acompte, ou la totalité, au moment de la réservation. Un groupe qui a payé vient, ou prévient assez tôt pour que le créneau se revende. Vos conditions d’annulation s’appliquent ensuite automatiquement, sans discussion au téléphone un dimanche soir.
Puis-je gérer plusieurs salles aux durées différentes ?
Oui. Chaque salle a son scénario, sa durée, sa jauge, son tarif et son temps de remise en état entre 2 groupes. Le calendrier en tient compte, ce qui évite de programmer une session que le game master ne peut pas assurer.
Les bons cadeaux sont-ils gérés ?
Oui, avec une page dédiée sur votre site, ouverte jour et nuit. Montant libre ou formule, message personnalisé, envoi par e-mail dans la seconde. Le solde se met à jour si le bon est utilisé en plusieurs fois, en ligne comme au comptoir.
Comment gérer les EVG, team building et anniversaires ?
Par un devis préparé presque automatiquement depuis la demande, relancé seul, signé en ligne et réglé avec un acompte. La vue kanban montre où en est chaque dossier, sans avoir à ouvrir vos e-mails un par un.
Vous exploitez aussi d’autres activités ?
Beaucoup d’escape games ajoutent une seconde activité pour lisser leur fréquentation. PlayPro couvre 15 secteurs.
Logiciel de gestion pour un escape game
Ce qu’un logiciel d’escape game doit savoir faire
Un escape game vend un créneau privatisé, pas une entrée. Une salle, une heure de début, un groupe qui ne se mélange à aucun autre. La réservation doit donc bloquer la salle entière, pas décompter des places dans une capacité globale, et tenir compte du temps de remise en état entre 2 sessions.
Le mode de facturation est un choix structurant. À la salle, la recette est garantie quel que soit l’effectif, mais le panier plafonne sur les grands groupes. Au joueur, c’est l’inverse. Beaucoup d’enseignes combinent les 2 selon le scénario, ce qu’une grille rigide interdit.
Les bons cadeaux pèsent lourd. L’escape game est l’un des loisirs les plus offerts, et la vente de bons se concentre sur quelques semaines de décembre. Une page dédiée qui vend seule, avec un envoi immédiat par e-mail, capte des achats que personne ne pourrait traiter à la main un 24 décembre au soir.
Petite jauge, créneaux rares : l’économie d’une salle
Une salle produit peu de créneaux par jour. Entre le jeu, le briefing, le débriefing et la remise en état, une session mobilise souvent une heure et demie. Sur une journée, cela laisse une poignée de rotations : chaque créneau perdu représente donc un pourcentage élevé du chiffre d’affaires quotidien.
Le désistement est le premier risque. Contrairement à un parc où une place libérée se revend, une salle annulée 2 h avant reste vide. C’est ce qui rend l’acompte plus important ici que dans presque toute autre activité de loisirs, et ce qui justifie une politique d’annulation ferme mais clairement affichée.
Le renouvellement est le second enjeu. Un client ne refait pas la même salle. La fidélisation passe donc par l’ouverture de nouveaux scénarios et par la relance des anciens joueurs au moment où une salle sort. Sans fichier client consolidé, cette relance n’a jamais lieu.
Comment choisir : les questions à poser
Le modèle de facturation d’abord. Une commission sur chaque réservation en ligne pèse particulièrement lourd sur un escape game, dont l’essentiel des ventes se fait sur internet. Rapportée à l’année, elle dépasse largement le coût d’un abonnement logiciel. Demandez un prix ferme, pas un pourcentage du chiffre d’affaires.
La couverture ensuite. Le logiciel gère-t-il la facturation à la salle et au joueur ? Les durées différentes selon le scénario ? L’acompte et l’annulation automatique ? Les bons cadeaux avec solde partiel ? Les devis d’EVG et de team building ? Si l’une de ces briques manque, comparez le coût réel sur 12 mois.
La relance client enfin. Pouvez-vous savoir qui a fait quelle salle, et écrire à ceux qui n’ont pas encore testé la dernière ? C’est la question qui décide de votre fréquentation dans 2 ans. Chez PlayPro, réservation, bons cadeaux, devis et relances sont compris dans l’abonnement.